+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как устроен архив отдела кадров

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения до 75 лет и более. Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно. Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение , при их архивировании особое внимание уделяют:. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личная карточка работника

Кадровые документы и бумаги, связанные со стажем работы и деятельностью каждого из сотрудников компании, в соответствии с законодательством имеют большие сроки хранения до 75 лет и более.

Именно поэтому подготовку кадровых документов для выделения их на хранение в архив необходимо производить своевременно. Ввиду того, что кадровые документы являются социально значимыми они служат подтверждением прав работников на социальное обеспечение , при их архивировании особое внимание уделяют:. Составление дел необходимо осуществлять в соответствии с номенклатурой компании: включение документов в дела другими способами запрещено.

Оформление обложки должно осуществляться одновременно с включением бумаг в дело. На обложке необходимо указать: наименование компании и структурного подразделения; номер или индекс дела; заголовок; срок хранения документов. Помещать в дела можно только выполненные и оформленные по всем требованиям документы по 1 экземпляру.

В делах должны находиться подлинники рабочих бумаг карточки сотрудников, регистрационные книги, приказы по личному составу и т. Однако есть исключения: копии допустимы в случае, когда подлинник был отослан гражданину или в другую компанию у автора будет свой второй экземпляр или копия.

Как правило, это касается переписки. Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы.

В деле должна находиться отчетность только одного календарного года. Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий.

Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения. Стоит отметить, что все бумаги приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.

Нажимая кнопку "Получить консультацию", вы даете согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности сайта.

Главная Статьи Правила архивирования кадровых документов. Предыдущая статья. Следующая статья. Оставить заявку на архивные услуги. Получить консультацию. Ваше сообщение отправлено. Ваша заявка отправлена.

Архив с нуля - особенности организации архива собственными силами

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций в локальных актах.

Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию.

В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения.

Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне. В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба. В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников.

После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение. Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы.

Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы. В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ. Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства ст.

Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением ч.

При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение.

В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор ликвидационная комиссия , но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. Как будут подготавливаться документы для передачи в архив организации, решается индивидуально.

Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены.

Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела. Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.

Мы используем cookies. Политика конфиденциальности. Рейтинг Добавить в избранное В избранное. Кто проводит подготовку кадровых документов в архив? Какие документы подлежат архивированию? Куда передаются документы из отдела кадров? Что включает в себя подготовка дел к архивированию? Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня. Подпишитесь на рассылку.

С условиями обработки персональных данных согласен. Дзен ВКонтакте Telegram. Советуем прочитать. Разработка кадровой политики организации - образец документа. Переход на электронный кадровый документооборот в году. Как оформить перевод работников на удаленную работу — образцы документов. Получить e-mail уведомление об ответе.

Текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение; Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.  В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов. Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер.

Как хранить кадровые документы

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г.

В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов. Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию разработать Положение об архиве фирмы.

Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля г. Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля г.

В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив п.

В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение. Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от до рублей ст. Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы. При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия например, в результате банкротства - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка.

Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный муниципальный архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел.

И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим. Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября г.

Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант - создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т.

Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен см.

Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Оно должно отвечать основным требованиям противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров длины архивной полки и средней толщины ,5 см стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 75 см, а главные проходы между рядами стеллажей - см п.

Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить.

Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

С самого начала присваивайте приказам летнего срока хранения о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение п. При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению п. Формы описей дел приведены в приложениях к Основным правилам работы архивов организаций. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:. В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного муниципального архивного учреждения, с экспертно-прове-рочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы.

В каждое структурное подразделение службу кадров, бухгалтерию направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный.

Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров. Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы.

Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы. Зачем фирме нужен собственный архив Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности.

Может ли фирма не создавать собственный архив? За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

Если фирма ликвидируется, куда направляются на хранение ее документы? Но кроме этого к документам по личному составу относятся: документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование дипломы, аттестаты, сертификаты и т. Можно ли хранить документы по личному составу вместе с другими документами фирмы?

Основные технические требования к архиву Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией.

Подготовка дел к сдаче в архив Подготовка документов для сдачи в архив включает в себя следующие процедуры: формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве см. Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе будут проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение. Экспертиза ценности документов и дел Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение п.

Экспертиза проводится в несколько этапов: при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче на архивное хранение. Составление описей По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению п.

Сколько экземпляров дел должно быть в архиве фирмы? Как работать с запросами в архив Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Можно ли выдавать сотрудникам по их запросам архивные документы по личному составу?

Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно закрепить или в Положении об архиве фирмы, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать правила так: лДокументы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам.

Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют. Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров " Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов CRM-система Наименование программы Описание программы Объём программы.

Процедура архивирования кадровых документов в организации

Главная Статьи Архив с нуля - особенности организации архива собственными силами. Архив с нуля - особенности организации архива собственными силами. Архив с нуля. Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета.

И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом. Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом.

Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать. Место архива в делопроизводстве. Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря. Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации.

Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы. Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации. Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости.

Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой. Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив. Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм. Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично.

Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение.

Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища. Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот. Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября г. Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др.

Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять. Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения.

К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности. Бумажный и электронный архив.

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные и в государственном, и в частном смысле документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается.

Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике. Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает.

Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.

Электронный же архив — технология повседневности и будущего. Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации.

В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище. Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов. Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Читайте также:. Зачастую многие компании не придают большого значения формированию корпоративной жизни, считая, это лишней тратой ресурсов. Разбираемся, зачем же нужна корпоративная жизнь компании? Процесс организации архива. Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.

Этапы создания архива. Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги.

В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно.

Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.

Перечисленные этапы — стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.

Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке. Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.

Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации. Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа. Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы либо к ответственным сотрудникам за отчетами.

При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц. Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации. Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны.

Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения. Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела.

А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются. Как хранить архивные документы. Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности.

Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами. Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО технические средства обучения. Это презентационная техника, зачастую раритетная. Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты.

Разберемся, как соблюсти минимальные требования к хранению документов по личному составу в условиях полного отсутствия налаженного архивного дела в организации. Итак, дано: документы отдела кадров, более или менее упорядоченные; отсутствует номенклатура дел.

Хранение кадровых документов и их архив

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно. Заполните короткую форму регистрации , чтобы продолжить тестирование на сайте.

Вас также ждет подарок: мы откроем вам доступ к 3 самым горячим статьям этого месяца от лучших экспертов России. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Чтобы определить срок хранения того или иного кадрового документа, нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа г. Не обязательно составлять номенклатуру дел, но желательно в крупных организациях. До сдачи документов на архивное хранение нужно провести экспертизу ценности документов. Обязательно ли составлять номенклатуру дел? Что нужно сделать до сдачи документов на архивное хранение?

Кадровое делопроизводство подразумевает не только документирование трудовых отношений с работниками, но и использование документов в текущей деятельности организации, экспертизу их ценности и сдачу в архив. За время работы в любой компании накапливается большое количество документов, которые имеют установленные сроки хранения. Этот приказ заменил собой Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября г.

Обратите внимание: с введением приказа изменились сроки хранения отдельных видов документов. В частности, табели учета рабочего времени раньше надо было хранить один год, а теперь этот срок увеличен до пяти лет. Кроме того, продлен срок хранения трудовых книжек, которые работники не востребовали после увольнения с 50 до 75 лет. В таблице на стр. Приведенные сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства документов.

Совет Чтобы систематизировать весь объем документов и облегчить их архивирование, храните разные документы отдельно. Заведите отдельные журналы для учета приказов, трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовому договору, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдаче справок и т. Чтобы организовать правильное текущее и архивное хранение документов, прежде всего нужно позаботиться об их логической группировке.

Работу с документами существенно облегчит номенклатура дел — систематизированный перечень документов с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел с точки зрения закона не является обязательной, но ее важность трудно переоценить. Она позволит упорядочить документы в соответствии со спецификой деятельности организации: сгруппировать бумаги по видам например, приказы, распоряжения и т. Особенно пригодится номенклатура в крупной компании с большим и сложным документооборотом.

Порядок создания и ведения номенклатуры дел не регламентирован законодательством, но давно сложился на практике. Номенклатура представляет собой сводную таблицу, в графах которой указывают индекс номер дела, его заголовок и срок хранения. Основой для номенклатуры служит штатное расписание организации, поскольку все дела распределяются по подразделениям компании, в которых они формируются и ведутся.

Массив документов кадровой службы представляет собой один из разделов общей номенклатуры дел образец на стр. Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится.

Кроме того, решить вопрос о целесообразности хранения тех или иных бумаг, ведь в деятельности организации образуется множество малоценных документов, которые не нуждаются в длительном хранении и подлежат уничтожению.

Экспертизу ценности документов должна проводить специально созданная в организации комиссия, действующая на постоянной основе. Состав, численность, функции и права этой комиссии определяются локальным нормативным актом, который утверждает руководитель организации. Как правило, в состав комиссии включаются высококвалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие специфику деятельности организации. А также сотрудники, непосредственно работающие с документами например, заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель, заведующий архивом организации.

В экспертную комиссию также входит представитель бухгалтерии главный бухгалтер или бухгалтер. Совет Оформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг.

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному свыше 10 лет хранению, в обязательном порядке сдается в архив. Дела временного хранения до 10 лет включительно передаче в центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ряд документов не подлежит хранению и уничтожается на основании соответствующего акта в конце текущего года по результатам экспертизы ценности документов. Это могут быть, например, приказы, разработанные в организации, не указанные в Перечне. Документацию, срок хранения которой не превышает пять лет, организация может уничтожить самостоятельно, на основании решения внутренней экспертной комиссии. Документы, выделенные для хранения, оформляются в дела.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. На каждое дело по личному составу составляется опись. В крупных организациях рекомендуем создать электронный архив для удобного использования архивной документации.

Если работник при увольнении не забрал из организации свою трудовую книжку, она направляется сотруднику по адресу, зафиксированному в личной карточке, без его согласия на это. Трудовые книжки должны храниться в организации до востребования, а невостребованные книжки хранятся 75 лет п.

Невостребованную трудовую книжку можно направить работнику по почте, но только после получения его письменного согласия на это ст. Существует риск, что трудовая книжка затеряется во время почтовой пересылки, и работник предъявит претензии работодателю или обратится с жалобой в Гострудинспекцию. Если у кадровика нет документально подтвержденного согласия сотрудника на отправку трудовой книжки почтой, это может быть расценено как нарушение статьи Трудового кодекса.

Работодателю в данном случае грозит штраф за нарушение трудового законодательства в соответствии со статьей 5. Кроме того, возможен судебный спор с работником о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки. Однако в крупных организациях желательно ее оформление, поскольку это позволит систематизировать документы, образующиеся в процессе деятельности организации с учетом их специфики.

Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов. Документы, выделенные для уничтожения, хранению не подлежат. Бийск :. Все права защищены.

Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль.

Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Зарегистрируйтесь, чтобы прочесть статью. Кадры и HR. Теперь сокращать сотрудников нужно по-новому: 4 главных изменения. День Кадровика с Системой Кадры. О сайте Контакты Ввести код доступа Подписка 8 Подписка с подарком.

А еще Статьи Хранение документов. Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками. Темы: Хранение документов. Как определить срок хранения того или иного кадрового документа? Для чего нужна номенклатура дел?

Документы в тему Документ. Исправляем ошибку. Ошибка Если работник при увольнении не забрал из организации свою трудовую книжку, она направляется сотруднику по адресу, зафиксированному в личной карточке, без его согласия на это.

Как правильно Трудовые книжки должны храниться в организации до востребования, а невостребованные книжки хранятся 75 лет п. Что будет, если… Существует риск, что трудовая книжка затеряется во время почтовой пересылки, и работник предъявит претензии работодателю или обратится с жалобой в Гострудинспекцию. Запомните главное. Бийск : — Экспертизу ценности документов проводит специальная комиссия, постоянно действующая в организации на основании локального нормативного акта, утвержденного руководителем организации.

Полезный подарок для кадровиков каждую неделю Подпишитесь сейчас и получайте подарки. Популярные материалы: Электронные трудовые книжки в года: что делать работодателю Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки: образец Обязанности кадровика по ведению электронных трудовых книжек Как получить информацию о трудовой книжке в электронном виде Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы Приказ о переходе на электронные трудовые книжки: образец Памятка о переходе на электронные трудовые книжки в году.

Автоматическая проверка по налоговым, арбитражным и другим базам. ИНН В процессе реорганизации в форме присоединения другой организации с 16 декабря года. Есть судебные дела в роли ответчика. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс.

Самое важное об архиве кадровых документов

Готовые шаблоны с ответами по горячим следам камеральных проверок. Сформировать кадровые документы онлайн. Чтобы далеко не уходить в анализ существующих норм и изложить материал доступно, начнем с принципиально важной нормы:. Из закона вытекает, что создание архива в организации относиться к ее праву, а вот обеспечение сохранности документов к обязанности. Кроме вышеперечисленных норм есть еще ряд подзаконных актов, которые косвенно указывают на то, что создание архива в организации — это требование. Дело в том, что, по сути, кроме архивного способа хранения документов иных способов нет. Эксперты Системы Главбух объясняют, как хранить кадровые документы в организации. Работа с документами в архиве напрямую связана с обеспечительной мерой по их сохранности.

Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется. Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать. Место архива в делопроизводстве.  Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет. Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости.

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Повысьте свою квалификацию в Высшей Школе Кадровика. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Главная Статьи Архив с нуля - особенности организации архива собственными силами. Архив с нуля - особенности организации архива собственными силами. Архив с нуля. Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом.

Как же создать архив?

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций в локальных актах. Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров.

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров , должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника п. А распоряжение Правительства РФ от 21 марта г. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Кондратий

    Каким образом, не имею не малейшего понятия, в таком бардаке беззакония, сам черт ногу сломает.)))

  2. Лия

    Чекаю на такий канал ,бажано на українській мові.дякую